Ojalá tuviéramos un e-mail

Por Stephanie Hoeckle
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El correo electrónico es una de las herramientas más útiles de comunicación en los negocios… escribimos, enviamos y ¡listo!, lo que queremos decir ya está en manos de nuestro destinatario. No importa si está lejos de su computadora o fuera del horario laboral, un email se puede leer en cualquier momento y lugar del planeta, incluso desde el celular, pero, claro, como ahora la pelota está en la otra cancha (la referencia futbolística aflora seguramente con la llegada del Mundial), el problema que puede presentarse es que nuestro receptor no responda al mensaje o tarde en hacerlo.
Si hablamos de correspondencia comercial, todos sabemos que los correos electrónicos se deben contestar lo antes posible, estableciendo un orden de importancia y que, por lo general, no hay que tardar más de 24 horas en dar una respuesta.

Sin embargo, la realidad es otra: en muchos casos nos quedamos esperando días o más. Falta de respeto? ¿Estrategia para marcar poder? ¿Olvido? ¿Pereza para escribir? ¿Desinterés en la propuesta? ¿Cansancio? ¿Indiferencia? Muchas pueden ser las razones por las que una persona tarda en contestar o a veces no responde. Cada caso es personal, aunque antes de hacer un drama sería interesante recordar lo saturados que estamos de correos. Según el grupo de investigación tecnológica Radicati, el volumen de emails que se envian en el mundo llega a 281 mil millones, mientras que el promedio para los usuarios de cuentas corporativas es de 112 mensajes diarios. En conclusión, lejos estamos del título Tienes un email, que tanto nos gustó ver en el cine.

¿QUÉ HACER?
Aunque tener abarrotada la bandeja de entrada pueda ser una buena excusa, basta una respuesta breve para demostrar cortesía y profesionalismo: “Gracias por el email, lo voy a analizar”, “Recibí su correo, pero no estoy interesado en este momento”, “No puedo ayudarle ahora, le sugiero contactar con…” o “Le responderé en la brevedad posible” son algunas de las frases que se pueden aplicar y que incluso pueden estar programadas o redactadas previamente para agilizar el trámite.

Igualmente, si un email recibido es para otro funcionario a quien conocemos, lo correcto es reenviarlo y si no, por lo menos informar al remitente de su equivocación. Ahora bien, nosotros respondemos, pero… ¿y los demás? Si no recibimos respuesta, insistir dependerá de cuán importante sea lo que necesitemos resolver. Algunos recomiendan reenviar el correo original solicitando amablemente una contestación, aunque lo más rápido es recurrir a otro tipo de interconexión (el WhatsApp, por ejemplo).

Particularmente, considero que en estos casos nada funciona mejor que una llamada telefónica para hablar directamente con la persona y definir el asunto que nos interesa.

DÍAS Y HORARIOS
Los correos de negocios no se envían los fines de semana, salvo que se trate de algo acordado o de una urgencia que, por lo general, se resuelve con una comunicación telefónica. Con respecto a los horarios, los mensajes que se leen por la mañana reciben respuestas sin mucho retraso, ya que en la medida que se va cargando la bandeja de entrada tendemos a perder el control. Sin embargo, no dejamos de responder.

Según los expertos, en la medida que nos sentimos sobrecargados contestamos con mayor velocidad y sin pensar mucho, lo que puede llegar a ser riesgoso. No olvidemos que nuestras respuestas siempre quedan por escrito.

Estar todo el tiempo pendientes del correo tampoco ayuda. Un estudio de la University of British Columbia reveló que los trabajadores que revisan con mayor frecuencia sus correos electrónicos son menos productivos que los que lo hacen solo tres veces al día (lo que se aplica también a las redes sociales). La permanente distración obliga a nuestro cerebro a hacer un mayor esfuerzo para concentrarnos, por lo que está en discusión la función multitarea.

OBESIDAD INFORMATIVA
En enero de este año, los franceses pusieron en vigencia una nueva ley que dio a los
empleados de todo el país el derecho a desconectarse fuera del horario de trabajo y la obligación para las empresas con 50 o más colaboradores de regular el uso de las tecnologías de la comunicación de modo a garantizar el respeto del tiempo de descanso y de las vacaciones de los trabajadores.

Estas disposiciones se pondrán en marcha por medio de la negociación entre las compañías y los sindicatos, quienes tendrán que discutir para llegar a un acuerdo que beneficie a ambas partes. Una propuesta es dejar de enviar emails relacionados con el trabajo después de las 18:00. Los franceses son conscientes de las consecuencias que acarrea lo que se llama la “obesidad informativa”, ese exceso de información que recibimos los ciudadanos y que consume buena parte de nuestro tiempo.

Para contrarrestar la dependencia de la tecnología, se propone ahora una “dieta digital”, con adopción de hábitos mediáticos saludables en la vida personal y laboral. Sin embargo, en lo que respecta al trabajo, algunos consideran que las restricciones no son una buena salida, ya que hay empleados que valoran la flexibilidad de poder trabajar los fines de semana o en horario nocturno a cambio de ciertas libertades en el horario de trabajo diurno. ¿Seguiremos pendientes de nuestros correos? Lo más probable es que de este lado del planeta sí, aunque el vaticinio es que el email será desplazado por herramientas que logren más instantaneidad (sin por eso dejar de estar más hiperconectados).

Mientras el mundo va cambiando, tratemos de relajarnos y de sacarle máximo provecho a nuestro correo electrónico sin depositar en nuestra bandeja de entrada una ansiedad innecesaria. Dejemos que el cartero llame dos veces.

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