Metodología del pensamiento empresarial

POR MARIA LAURA MARSA HAMUY
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Perder dinero y tiempo es fácil, cualquiera puede hacerlo. Lo que define a un empresario excepcional es disfrutar el tiempo y ganar plata: eso sí que es ciencia, casi un arte. Y, sin embargo, más que inspiración, que tampoco sobra, llevar adelante una gestión empresarial eficiente tiene más que ver con la disciplina de implantar en la empresa una cultura y un método con cierta constancia.

Reducir la pérdida de tiempo y dinero emerge de la aplicación de metodologías específicas para la optimización de los recursos y procesos de la empresa. Identificar aquellos procesos que otorgan valor y eliminar todas aquellas actividades improductivas que generan atrasos, pérdidas de oportunidades, sobreproducción, tiempos de espera y excesiva burocracia.
Una diferencia positiva habrá en la empresa y, para esto, es imprescindible desarrollar buenas prácticas en áreas y operaciones claves. El aumento de la rentabilidad y el retorno de la inversión serán logrados al utilizar las herramientas e indicadores diseñados específicamente para la empresa junto con la metodología definida a seguir.
Examinar las áreas permite observar y descubrir ineficiencias operativas y mayores beneficios para la empresa. Los errores son fugas de dinero y no queremos que eso ocurra. Identificar los planes de acción y los flujos de información permitirán que costos excesivos sean reducidos y hasta desaparezcan.

LAS ETAPAS
El relevamiento, diagnóstico y análisis de procesos del negocio y todos los aspectos relacionados a éstos es tarea compleja para mejorar la adaptación de la empresa al entorno económico cambiante. Las metodologías específicas operacionales definidas por profesionales especialistas fortalecen además el relacionamiento, la implicancia y el compromiso de las personas de la empresa.
Desarrollar las buenas prácticas requiere de una revisión detallada de los procesos de cada empresa, no basta con tener la voluntad de mejorar, hay que saber identificar qué y donde hacer las mejoras. Una buena metodología de relevamiento hace que se obtenga el conocimiento claro y fundamental del funcionamiento de la organización y sus procesos.
Cada empresa requiere el desarrollo de una metodología particular de relevamiento ya que cada una de ella tiene sus objetivos, su misión, visión y por lo tanto, basados en una metodología general deberá desarrollarse un modelo de relevamiento particular. Igualmente, cada área del negocio requerirá, dentro de esa metodología la implementación de un esquema particular de relevamiento.

EL RELEVAMIENTO
Es importante destacar el relevamiento como el elemento fundamental de un buen proceso de reingeniería de procesos, sistemas, prácticas. Es por este motivo que los responsables de llevar adelante este proceso deberán contar con una guía precisa que oriente en la búsqueda de cada una de las actividades que se desarrollen y que permita identificar claramente las prácticas que se utilizan.
El relevamiento no busca soluciones, es un proceso de toma de datos de la realidad o, como se menciona en los grupos especializados, una fotografía de la realidad en la que se desarrolla la empresa y sus procesos.

EL DIAGNÓSTICO
La siguiente etapa, posterior al relevamiento, es el diagnóstico. En esta etapa se debe analizar cada uno de los procesos relevados y confrontarlos a cómo debería funcionar. Es el cruzar el funcionamiento actual frente al cómo debería ser el funcionamiento o desarrollo de un proceso.
En esta tarea la labor de los involucrados es muy importante y requerirá de la participación de los responsables del relevamiento, especialistas en el tema, eventualmente líderes de las distintas áreas de la institución y alguien que tenga la visión del modelo general de la empresa.
El resultado de este diagnóstico es la identificación de los procesos que no están cumpliendo su objetivo, los que pueden ser mejorados y también los que funcionan adecuadamente.
Es importante destacar este aspecto, normalmente los procesos de diagnóstico se enfocan en lo que no funciona o funciona de manera equivocada y no suele identificar los procesos que funcionan correctamente y, en consecuencia, no se provee información adecuada para la siguiente etapa de reingeniería de procesos. EL ANÁLISIS El análisis de los procesos de negocios comprende dos insumos básicos, el diagnóstico descrito líneas arriba y el modelo teórico de cómo debería funcionar. La unión de ambos es que generará la propuesta de los aspectos, puntos, procesos, operaciones y otros que deben ser mejorados.

LA PROPUESTA
La propuesta no debe ser un modelo teórico del funcionamiento de la empresa. La propuesta debe tener un contenido de la realidad en la que se desarrolla y esta es una realidad institucional, de recursos humanos disponibles, de legislación existente, la realidad financiera de la organización y el macro ambiente en el cual está instalada.
Una propuesta óptima es aquella que da un proceso evolutivo de la realidad identificada en el relevamiento, de los procesos diagnosticados y de las soluciones propuestas. No existe una magia en el proceso de desarrollo de una empresa u organización, tampoco una propuesta es un instrumento de solución de los problemas detectados. La implementación de las soluciones deberá llevar al desarrollo de la organización en un proceso evolutivo hacia el logro de su misión, visión y objetivos.
Una reingeniería de procesos adecuada en el resultado de una serie de acciones coordinadas que se implementaron adecuándose a la realidad organizacional.

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