Viáticos

Por Marysol Estigarribia
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Fuera de la empresa, a menudo, los empleados realizan gastos para cumplir o mientras cumplen sus funciones. Del camino, de la via, procede viaticum, precisamente. El latín, como es previsible, no es prioritario para los agentes tributarios estatales. Ellos entienden un lenguaje vivo, actual, de hechos comprobados. Y, azares de la vida, debido a la naturaleza de los gastos, a veces los empleados no piden ni guardan ni entregan los correspondientes comprobantes. La rendición de cuentas de los gastos de viáticos es engorrosa y se percibe como una carga administrativa, tanto para la empresa como para el empleado. En demasiadas ocasiones, por este y otros motivos, las empresas omiten la debida diligencia e incurren en prácticas confusas que, al final, se pagan caro.

La vía más conveniente

Intentando resolver con atajos el proceso administrativo que supone el pago de viáticos, muchas compañías deciden asignar una suma global a los empleados sin cargo de rendir cuenta y sin realizar aportes al IPS. Es, genéricamente, en concepto de viáticos.

Sin embargo, se debe tener en cuenta que, si bien y en principio, el artículo 64 g) del Código del Trabajo establece como obligación del empleador, reintegrar al trabajador los gastos debidamente autorizados que éste hubiera efectuado en ocasión de su trabajo y requeridos para su ejecución y que, también, el artículo 230, segundo párrafo del Código del Trabajo, permite otorgar al empleado sumas de dinero en concepto de colaciones y gastos de transferencias, gastos de viajes y otras prestaciones con el objeto de facilitar la ejecución de las tareas, la forma de instrumentar esa entrega de dinero tiene tratamientos diferentes según sean instrumentados:

 

  1. Dinero entregado a los trabajadores sin cargo a rendir cuentas

En este supuesto, los trabajadores reciben los montos en concepto de viáticos sin obligación de detallar los gastos ni de entregar comprobantes a la empresa. Si las sumas pagadas en concepto de viáticos son iguales todos los meses y no se rinde cuenta, es muy probable que un empleado pueda argumentar con éxito que dicho viático es un salario encubierto, con las onerosas consecuencias que esto puede tener para el cálculo de las demás partidas laborales que se le deben pagar, como vacaciones, indemnizaciones y otras. Además, no serán un gasto deducible para la empresa porque no esta debidamente documentado.

Si la empresa instrumenta el pago en un recibo único, en el que consten el salario y los viáticos, sin obligar al trabajador a detallar los gastos ni entregar los comprobantes, deberá aportar al IPS. Esto es así porque cualquier pago efectuado en forma habitual, sea cual sea el nombre que se le de, está incluido en la definición de salario establecida en la normativa previsional. Adicionalmente, en materia laboral, incluso dándole la denominación de “viático”, siendo un pago habitual por monto idéntico que el empleado puede disponer libremente sin cargo a rendir cuenta,  puede ser considerado como parte integrante del salario.

En caso de aportarse al IPS, los gastos serán 100% deducibles. Si, por el contrario, no se aporta al IPS sobre viáticos, el dinero entregado no será deducible.

  1. Dinero entregado a los trabajadores con cargo a rendir cuentas 

Con esta modalidad, los trabajadores tienen la obligación de presentar a la empresa cada una de las facturas legales que comprueben los gastos incurridos y de reponer a la empresa, los importes percibidos que no fueron utilizados o que no estén debidamente respaldados.  Bajo estas condiciones los gastos incurridos por el trabajador en nombre de su empleador serán 100% deducibles y podrán ser utilizados como créditos fiscales del IVA siempre y cuando estén documentados en comprobantes con el nombre y RUC de la empresa.

Si se procede de esta manera, debe establecerse un mecanismo contable para asentar los importes entregados y devueltos por los trabajadores y, además, el detalle de las facturas correspondientes a los gastos incurridos.

Las cuatro recomendaciones básicas son:

 

  1. Es conveniente que los pagos por viáticos queden documentados con un recibo independiente al recibo de salario.

 

  1. Los viáticos deben registrarse contablemente en una cuenta distinta a la de salarios.

 

  1. Reflejar la cifra real de gastos de viático y respaldarlos con la mayor cantidad posible de facturas.

 

  1. El saldo remanente que no cuenta con facturas, debe ser rendido y detallado por el trabajador.

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