La Reina del Mail

Por Stephanie Hoeckle Directora Oui Oui
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En tiempos de conversación instantánea a través de Whatsapp, fijar nuestra atención y esfuerzos en la manera en que escribimos mensajes de correo electrónico parece ser lo menos importante del mundo. Sin embargo, en un ambiente laboral, la doble función de los emails —como mensajes y como documentos— hace que merezca la pena dominar esta herramienta para provecho profesional y personal.

 

Determinar para qué y cómo

El primer paso a la conquista de la herramienta es detenerse a pensar en qué usos le damos. Es muy probable que en la empresa ya se cuente con una serie de procedimientos detallados para diferentes tareas; en ese caso, hace falta revisar qué parte de esos procedimientos se realizan a través de los correos electrónicos y preguntarse si es necesario que se siga de esa manera, o si es tal la cantidad de mensajes de ida y vuelta que la gente pierde una gran cantidad de su valioso tiempo leyendo y respondiendo. Utilicemos el correo electrónico para un limitado número de tareas bien determinadas. Para lo demás, siempre estarán el mensaje, la llamada de voz y la conversación cara a cara.

 

Preciso y breve

Un email es un texto escrito que el destinatario leerá cuando pueda o decida hacerlo. No vas a estar a su lado para hacerle un resumen ni explicarle lo que quisiste decir. Por lo tanto, con los correos electrónicos debemos ser, como con cualquier escrito, precisas y breves. Lo primero significa que debemos expresar exactamente lo que necesitamos comunicar; ir al grano, evitar frases ambiguas y rodeos. Si lo que querés es solicitar que te envíen un informe sobre las ventas de una línea de productos para el miércoles, antes del mediodía, debés escribir eso, no «a la brevedad» ni «lo antes que te sea posible». Lo segundo indica que debemos usar la menor cantidad de palabras. Un mail de dos líneas puede llegar a tener mucho contenido. Probá: escribí, eliminá palabras innecesarias y volvé a leerlo. Con el tiempo, te acostumbrarás a escribir bien y cortito.

 

Predecible

Ahorrarás una inmensa cantidad de minutos si ya tenés un mensaje modelo para casos similares. Deberías poder reutilizar ese mensaje —con el saludo perfecto, el cuerpo breve y la despedida apropiada— cambiando solo dos o tres datos cada vez. El destinatario te lo agradecerá, porque ya sabrá, por el formato, de qué se trata, y solo se fijará en los nuevos datos. No tendrá que leer t-o-d-o. Es muy probable que, cuando se encuentren en el pasillo de la oficina, te agradezca personalmente por tu comunicación siempre clara e impecable.

 

Cálido

Ser profesional no significa ser de aluminio. La calidez en el trato es algo que se agradece en un mundo de respuestas automáticas, call centers y emoticones. Un brevísimo correo electrónico puede tener una despedida personalizada que hará que el receptor escuche tu voz al leer tu mensaje. En vez de «atentamente», «saludos», podés probar con un repertorio diferente: «Mucha suerte en la charla» (si sabés que la persona será oradora en un evento o debe hacer una presentación ante posibles clientes); «Que las ventas te acompañen» (agregando un poco de humor sin sonar muy personal ni informal); «Una vez más: ¡buen trabajo!», «Siempre es un placer hablar con un colega conocedor de…», etcétera.

 

Impecable

Un texto correctamente escrito, aunque solo sea un rutinario mensaje de correo electrónico que circulará dentro de la empresa, habla bien de la persona que lo redactó y halaga al receptor, pues es una demostración de respeto. Por eso, vale la pena cuidar los siguientes detalles:

  • activar el corrector de texto para asegurarse de que el mensaje irá sin errores ortográficos;
  • escribir correctamente el nombre del destinatario (sobre todo si tiene un nombre poco habitual, pues le demostrarás que te tomaste el tiempo de averiguar cómo se escribe);
  • utilizar los títulos (señor, señora, licenciada, doctor, etcétera) apropiados; si se van a usar abreviaturas, ¡buscar en Google cómo se escriben!
  • cuidar los espacios: entre palabras solo hay un espacio; entre líneas, utilizar el determinado en la configuración del correo, y entre párrafos, dejar un espacio. Es aconsejable evitar textos en varios colores, fondos recargados, varias tipografías diferentes, etcétera. Para destacar datos o palabras, es suficiente ponerlo en bold o subrayarlo. Jamás escribas todo en mayúsculas.

 

Si sos una profesional que está en plena construcción de su reputación, con no pocos logros en su área, que además es admirada por su impecable aspecto y agradable trato, es tiempo de que prestes también atención a tus habilidades comunicativas orales y escritas. Es cuestión de seguir los sencillos tips antes mencionados o de elaborar y adoptar otros que te lleven a convertirte, en poco tiempo, en la Reina del Mail.

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