Facturación electrónica

Por Rafael Franco
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El país está en un proceso de implementación de un hito muy importante a nivel regional de las administraciones tributarias, que es la Facturación Electrónica. Esta implementación ha empezado en el 2017 y actualmente está en la segunda de tres etapas planificadas, que serían:

Plan piloto: que involucró a 14 empresas de diferentes rubros que realizaron las primeras emisiones de facturación electrónica a nivel nacional.

Voluntariedad Controlada: esta es la etapa en la que nos encontramos actualmente, lo que busca es ampliar el espectro de organizaciones que implementen la Facturación Electrónica, las mismas se postularon voluntariamente y de entre ellas se seleccionaron un total de 135 empresas y en este mes se estarían iniciando las sesiones de inducción con las mismas. Según está planificado se estaría emitiendo los primeros documentos electrónicos a partir de setiembre del corriente.

Obligatoriedad: en esta etapa, que iniciaría en el primer trimestre del 2020, se estaría incorporando a las empresas de forma obligatoria. Las organizaciones estarían ingresando de acuerdo a su volumen de facturación, siendo primeros los grandes contribuyentes, después los medianos hasta incluir a los pequeños.

La implementación de la facturación electrónica en una organización consistirá en conectarse a un servicio (webservice) proveído por la SIFEN (Sistema Integrado de Facturación Electrónica), que permitirá a las aplicaciones de gestión de las organizaciones “hablar” directamente con la administración tributaria cada vez que se emita una factura u otra organización, que también esté incorporado a la FE, nos emita a nuestro nombre.

Para que esto se pueda llevar a cabo la organización necesita una Firma Digital, que puede ser emitida por cualquiera de las 3 empresas habilitadas a tal efecto, además se necesita una conexión a Internet y una adaptación en el sistema de gestión para que comunique a la SIFEN cada emisión del documento electrónico. Esto último se puede lograr realizando un desarrollo sobre el sistema con el que cuente actualmente la empresa o se pueden adquirir soluciones software que cumplen específicamente esta función, la de comunicar el sistema de gestión directamente con la SIFEN.

Muchas organizaciones se ven tentados de realizar las modificaciones a sus sistemas para que se adapten a la facturación electrónica, sin adquirir software de terceros, viendo un ahorro en este proceso. Cabe destacar que la empresa decide seguir este camino hay que entender que los cambios no pasarían solamente por las modificaciones iniciales para cumplir con las especificaciones para el ingreso a producción, sino que se estarían realizando cambios por un tiempo mucho mayor de lo que muchos suponen, ya que en todo momento se estarían incluyendo documentos nuevos, cambiando eventos, etc., esto hace que las organizaciones incurran en costos ocultos que en las planificaciones iniciales generalmente no son visualizados.

Sumado al cambio tecnológico es importante tener en cuenta los cambios en los procesos internos que debe realizar la organización, ya que al desaparecer los documentos físicos es necesario revisar los procedimientos para que se adapten a esta nueva operativa. Otra revisión importante a realizar es lo relacionado al cumplimiento impositivo, teniendo en cuenta que con esta implementación se incluyen nuevas normas y otras que la administración tributaria no podía controlar con las facturas físicas con las electrónicas lo verificaría con facilidad.

Actualmente la SIFEN prevé 3 tipos de documentos confirmados y 2 a implementarse en la etapa de voluntariado, los documentos confirmados son: Factura Electrónica, Nota de crédito Electrónica y Nota de Débito Electrónica. Sobre los 2 tipos de documentos a agregarse todavía no se tienen detalles y se estarían conociendo en los próximos días.

Además, se prevén documentos de contingencia en casos de fallas en el sistema eléctrico, de Internet o de sistemas. Para los contribuyentes que no sean Facturadores Electrónicos se prevé una representación gráfica de los documentos electrónicos denominado Ekuatia, que consistiría en un formato muy parecido a las facturas físicas con las que contamos actualmente, que podría entregarse impresas o por medios electrónicos como E-mail, descarga desde la página web de la organización y otros.

Estos documentos una vez emitidos se podrán comunicar a la SIFEN con un máximo de 72 horas después de ser emitidas, por lo que no es una emisión en línea, lo que facilitaría la operación a las organizaciones cuya infraestructura de comunicación todavía sea deficitaria o que tenga picos de volúmenes muy elevados.

La implementación de esta mejora a nivel tributaria busca la reducción de la evasión impositiva, ya que permitiría a la administración tributaria el seguimiento pormenorizado de todas las facturas emitidas por y para la organización, pudiendo detectar fácilmente alguna anomalía en las declaraciones de los contribuyentes.

Esperamos que el estado realice un esfuerzo por la mejora de la infraestructura nacional que respaldara ésta operativa, especialmente en lo que respecta a las comunicaciones, ya que la conexión de Internet en muchas partes del país sigue siendo muy por debajo de lo óptimo. Además, tenemos la esperanza de que la confiabilidad de la plataforma de la SET tenga una mejora importante con respecto a implementaciones anteriores, como la de Marangatu 2.0, que dejaron mucho que desear.

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