Estrategia y control en las organizaciones

BENITO BARROS MUÑOZ
@ [email protected]
INGENIERO COMERCIAL
MAGISTER EN NEGOCIOS INTERNACIONALES
DOCTOR © EN ADMINISTRACIÓN Y ECONOMÍA
RECTOR CFT PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE VALPARAÍSO

La implementación de un sistema de control estratégico en las organizaciones, pasa a ser en la actualidad una exigencia básica para que se pueda alcanzar el plan de desarrollo, con las metas, objetivos y resultados esperados en el tiempo. Un sistema de control estratégico, consiste en un conjunto de planteamientos positivos, que se insertan en la planificación estratégica, y que se establecen en el marco de una serie de realizaciones cuantificables y definidas para un período de tiempo determinado. Se clasifican en función de las siguientes variables: a) El plazo de Ejecución; b) El nivel estratégico implicado; c) El área de actividad; d) La definición de estándares y e) Las redes de objetivos.

El primer paso para la implementación de un sistema de control estratégico, es la formulación de los objetivos y expectativas de la alta dirección cuyos alcances se definen en las siguientes líneas:

  • Establecer las bases de una planificación estratégica acorde a la realidad de la empresa. Es decir, formular un plan de desarrollo con un horizonte de planeación recomendado de 5 años, en que se establezcan las prioridades en el trabajo, enmarcados por la visión, misión y valores institucionales.
  • Adecuar la estructura interna, para la implementación de sistemas de control. Aplicar un sistema de gobierno corporativo, que permita aplicar un proceso decisional acorde a los resultados y considerando las variables condicionantes del medio. Lo anterior complementado con un enfoque de responsabilidades y sistemas de comunicación y reportes para una rendición permanente de cuentas.
  • Velar por la salvaguardia del activo, es decir, mantener las condiciones físicas y financieras de la empresa, para operar en un marco de eficiencia y eficacia.
  • Maximizar el valor de la empresa, logrando resultados notables en la gestión, aprovechando las oportunidades y haciéndose cargo de las debilidades y amenazas del medio. Para ello, se requiere tener en perspectiva un análisis de inversiones en un marco de riesgo controlado.
  • Orientar a un trabajo racional en el uso de los recursos, formando, capacitando y entregando a los colaboradores, las competencias técnicas y personales, para maximizar la efectividad en el uso de los recursos, y de esa manera lograr altos índices de productividad y de competitividad.
  • Implicar al personal de toda la organización, asignando tareas específicas, en un marco de responsabilidades, con indicadores claros de gestión y con períodos de seguimiento y revisión, para evaluar y analizar el impacto que cada trabajador genera en los resultados de la empresa.

La Aplicación de un sistema de control Estratégico, debe considerar una serie de perspectivas, que facilitan y condicionan su efectividad como herramienta de gestión. En primer lugar, se aplica en empresas que buscan la sustentabilidad, es decir, aquellas que proyectan su actividad en el tiempo, en un marco de crecimiento y desarrollo sostenible. En segundo lugar, es aplicable a todos los niveles de la empresa, procesos, áreas y personas, lo que se conoce como generalidad de aplicación. En tercer lugar, la aplicación del sistema debe permitir el logro de resultados notables, en todas las actividades de la empresa, y que esos resultados superlativos, justifiquen la aplicación de mecanismos de seguimiento, comunicación, tecnología, formación y análisis institucional. En cuarto lugar en necesaria la implicancia de todo el personal, en donde cada uno de los colaboradores participe de los procesos decisionales y tenga acceso a beneficiarse con los resultados obtenidos, con ello se genera un ambiente virtuoso de compromiso en la dimensión del ganar – ganar. En quinto lugar, es necesario establecer la cultura de rendición de cuentas en todos los niveles, es decir, hacerse responsable de los recursos asignados y de los resultados obtenidos. Finalmente, se requiere un mecanismo que asegure la transparencia en las tareas y en los resultados.

Un sistema de Control Estratégico se sirve de la aplicación de un conjunto de técnicas y tipos de control, como por ejemplo:

  • Auditoría Externa: Consiste en la revisión de una consultora externa, de los estados financieros anuales de una empresa, para verificar si estos representan cabalmente los movimientos y niveles de actividad económicos de la institución y de sus resultados.
  • Auditoría Interna: Es la revisión de los procedimientos e instructivos definidos en el sistema de gestión de calidad de la empresa, y el nivel de aplicabilidad de los mismos y sus políticas en la práctica. Lo ejecutan auditores internos y se busca evaluar potenciales no conformidades, para asumir correcciones oportunas.
  • Intervención: Es la forma de conocer las acciones y resultados de un área, unidad o departamento de la empresa, que ha presentado conflictos internos, que se manifiestan en magros resultados o proyección negativa de la imagen de la empresa. Generalmente, se nombra un interventor (interno y externo), que luego de un trabajo de campo, emite un pronunciamiento destinado a la alta gerencia.
  • Control Interno Administrativo: Es el seguimiento de los procesos de apoyo administrativos, definidos en la cadena de valor de la empresa, que buscan facilitar las gestiones estratégicas de la organización.
  • Control Interno Contable: Es la revisión permanente de los procesos contables, que permite una evaluación sobre los registros contables y si son llevados de acuerdo a las normas, procedimientos, políticas y principios contables formalizados.
  • Presupuestos: es la herramienta fundamental que permite establecer los estándares e indicadores de gestión y resultados esperados, para contrastar el ejercicio del año siguiente con relación al actual. La base presupuestaria, es esencial para el establecimiento de un sistema de control de gestión.
  • Análisis Contables y Financieros: corresponde al conjunto de técnicas que permiten medir la trayectoria económica de la empresa, en función de su liquidez, endeudamiento, rentabilidad y gestión. A través de estas, se puede alcanzar el conocimiento de la posición financiera de la empresa y sus proyecciones de riesgo en el tiempo.
  • Costeo ABC: La empresa requiere conocer con exactitud sus costos directos e indirectos, para definir su política de precios y controlar sus márgenes de utilidad, para toda su línea de productos y servicios.
  • Estadísticas: La aplicación de un sistema de control efectivo, requiere de un manejo de indicadores, cifras y tendencias, que se manejan con estadísticas elementales, aplicando técnicas de proyección, evaluación, tendencias y riesgos de los posibles escenarios.
  • Sistemas de Información: Un sistema de control gerencial requiere como requisito básico, contar con un sistema de información que entregue en todas sus líneas, los reportes y resultados confiables, oportunos y relevantes para la toma de decisiones en las áreas comerciales, operativas, administrativas y de servicios complementarios.
  • Reuniones específicas: La aplicación de un sistema de control requiere de la planificación y ejecución de reuniones ejecutivas en todos los niveles, para conocer la marcha de la gestión, resultados, medidas correctivas y aportes de todo el personal. Todos los acuerdos y decisiones han de quedar registrados en actas, como evidencia de la participación y sus aportes.

No resulta fácil implementar un buen sistema de Control Estratégico en las organizaciones, pero aquellos directivos que se comprometen con su aplicabilidad, verifican en el corto plazo de qué forma sus organizaciones crecen, se desarrollan, obtienen notables resultados, sobre una base sólida de gestión, que permite un crecimiento insospechado en el tiempo.

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