Lo que aprendo quedándome en casa

Stephanie Hoeckle 
Directora de Oui Oui 
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Hace unos días leí un chiste gráfico que se publicó en la famosa revista The New Yorker, que en realidad no era simpático, pero me dejó pensando. La escena era un hombre en piyamas trabajando en el comedor de su casa, que miraba la pantalla de su notebook y, con cara de sorprendido y tocándose el pecho, como quien descubre una gran verdad, decía: “Mi Dios, todas esas reuniones podían haber sido simples emails”.

“¡Cierto!”, me dije yo también sorprendida. Después de una semana teletrabajando desde casa, me di cuenta de lo productiva que puede ser una cuando las circunstancias no son las mejores y tiene que arreglarse como sea para continuar con los proyectos. Allí mismo me puse a anotar cuáles son las malas prácticas que nos llevan a tener reuniones larguísimas y muy poco productivas.

Sin temas concretos

Cuando intercambiamos mails por cuestiones de trabajo, en la oficina o con los clientes, nos aseguramos de poner un “Asunto” o tema bien claro, para que el correo llame la atención del destinatario y no termine en el mar de correos del día. Y cuando nos responden, esperamos (o pedimos) que dejen el tema intacto, así todo el intercambio queda perfectamente ordenado bajo ese único asunto o “Subject”, hasta que se toma una decisión y queda resuelto.

Cuántas veces, sin embargo, vamos a la rutinaria reunión semanal sin haber acordado previamente los temas a tratar. Es decir, no nos reunimos porque necesitamos discutir sobre algo ni tomar decisiones. Así que después de dos cafés, chipitas y un vaso de agua, ya se nos hizo tarde y vamos volando, cada uno, a ocuparnos de las tareas pendientes sin haber coordinado nada.

Sin límite de tiempo

La gente (me incluyo) envía mails a la hora que sea porque quiere que la persona que lo recibe pueda leerlo apenas llegue a la oficina. Como mucha gente no acostumbra poner alarma de notificación a los correos, solo a los mensajes de las redes sociales, no corremos el riesgo de importunar. Al día siguiente, nos encontramos con el inbox lleno de mensajes, así que nos ponemos inmediatamente a responder y a “liquidar” cada tema. Generalmente, actuamos lo más rápido posible porque no nos podemos pasar todo el día respondiendo correos.

Sin embargo, esta no es la actitud que tenemos con las reuniones de trabajo. Vamos, saludamos, charlamos sobre temas triviales un rato, escuchamos lo que otros dicen, opinamos, hacemos un break, volvemos a hablar… y el desayuno de trabajo de 8 a 9:30 ¡se convierte en un brunch!

Sin objetivos claros

Cuando utilizamos el mail para trabajar, enviamos una consulta con instrucciones específicas, adjuntamos textos explicativos o informativos (si es necesario), planillas para completar, documentos para aprobar o autorizar, ponemos en copia solo a las personas involucradas en el tema, etc. y hasta ponemos plazo para recibir una respuesta completa y definitiva, para pasar a la siguiente acción.

Pero ¿cuántas veces vamos a la reunión semanal con información relevante para poder tomar una decisión, con planillas listas para completar, formularios impresos listos para hacer firmar? ¿Y no solemos convocar a gente que no tiene nada que ver o decir en el asunto a tratar y les hacemos perder su precioso tiempo, que podría estar empleando en completar otras tareas?

Sin herramientas

El éxito del trabajo a distancia es que las personas involucradas manejen, más o menos, la misma tecnología, o puedan aprender rápidamente, en el momento, a usar una aplicación o una herramienta, siguiendo mínimas instrucciones.

En las tradicionales reuniones de trabajo, sin embargo, todavía solemos tropezar con dificultades porque no todos los participantes manejan, por ejemplo, las mismas herramientas informáticas. Se nos pasan las horas mostrando esta o aquella “novedad” a quienes aún no la conocen y nos olvidamos del motivo de la reunión de trabajo. ¡No todos podemos saber de todo!, pero si queremos que nuestra empresa funcione eficientemente, debemos asegurarnos de enseñar o de aprender –si es una la que no sabe hacer algo– lo que sea necesario, antes de las reuniones, en el momento apropiado.

Tiempo de aprender

No sabemos cuánto durará este periodo de aislamiento ni las consecuencias económicas exactas que tendrá, pero podemos aprovechar ahora que tenemos la tranquilidad de tener a la familia entera en casa, protegida, para aprender un montón de cosas que nos pueden ser útiles cuando regresemos a la actividad laboral normal: manejo avanzado de planillas electrónicas, contabilidad para pymes, programación, herramientas de e-marketing, habilidades de liderazgo, comunicación para la acción, edición de videos y hasta ¡cómo sacar mejores fotografías!


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