El desafío de organizar el día a día laboral de manera efectiva

Ante el desafío de lograr objetivos diarios existe una suma de factores que tener en cuenta para ordenar un día laboral. Mantener el ritmo de trabajo y sacarle todo el jugo posible al tiem­po requiere, no solo de cir­cunstancias propicias, sino de desarrollar la capacidad de distinguir la diferencia entre lo importante y lo tri­vial. “El primer paso para organizarse no tiene lugar en su escritorio, sala de ar­chivos u ordenador, sino en su cabeza”, sostiene el Dr. Juan Carlos Zárate, más­ter en Administración de Empresas al abordar sobre el tema. Agregó que si una persona desea controlar su vida laboral y empezar a establecer una diferencia, debe asegurarse primero de que conoce y comprende sus funciones y objetivos primarios.

Para ello también será ne­cesario establecer objetivos factibles, de modo que sean retos alcanzables para uno, orientarlos hacia resulta­dos reales y no basarse solo en las actividades realiza­das. También es necesario establecer objetivos rea­lizables en el tiempo, con un tiempo en cual poder cumplirlos.

“En el marco de la organi­zación personal, también es importante pensar más allá de su función funda­mental en el trabajo. Debe aspirar a establecer ob­jetivos en relación con su desarrollo personal y pro­fesional, o con su vida fuera del trabajo”, agregó.

Para ello sugiere evitar en lo posible llevar trabajos a la casa, “de este modo po­drá pasar más tiempo con sus hijos, dedicarse a un deporte o hobby y tener los fines de semana libres”.

ORGANIZAR EL TIEMPO
“El objetivo de administrar el tiempo correctamente es reducir el número de horas de trabajo o cumplir con más expectativas en el mismo número de horas. Es una cuestión de priorida­des. Cuando usted dice: ‘no tengo tiempo para esto’, en realidad esta diciendo ‘ten­go algo más importante que hacer’”, agrega.

PLANIFICAR
Y tras haber examinado el tiempo, planificar la forma en que esos objetivos serán cumplidos. Zárate señala este sistema:

– Determinar sus objeti­vos.

– Identificar los pasos que debe seguir para cumplir sus objetivos.

– Fraccionar proyectos y encargos en tareas más re­ducidas.

-Decidir el tiempo que le van a ocupar sus activida­des.

– Decidir en qué momento finalizar las tareas de los próximos días.

– Identificar lo que re­querirá de sus compañeros para poder terminar sus propias tareas.

CONTROLAR:
Debe ser capaz de contro­lar:

– Sus contactos;

– Sus reuniones y citas;

– Lo que ya a hecho y lo que le queda por hace,

– Quién hace qué para us­ted y para cuándo;

– Cuándo debe estar pen­diente de sus contactos y superiores.

PLANEAR UN DÍA
La hora de planear el día no es la primera de la ma­ñana, sino la última del día anterior. Una vez se haya acostumbrado, solo lleva­rá unos minutos realizar esta planificación. Se lleva a cabo mientras su cerebro esta aún procesando la ac­tividad laboral y no cuando, a la mañana siguiente, se halla indeciso o tenso ante el día que le espera. Conoce exactamente los objeti­vos a los que apunta y sabe que puede cumplirlos. No caiga en la tentación, debe ser demasiado ambicioso en el numero de tareas que se asigna y no se sature de modo que no le quede un margen de tiempo para po­sibles imprevistos.

ORGANIZAR LA SEMANA
Al igual que la planifica­ción de un día la organiza­ción de una semana se lleva a cabo a finales de la sema­na anterior. No tiene que entrar en tantos detalles como en la planificación diaria, pero si debe estable­cer un balance global de la semana y asegurarse de que nada le pilla por sorpresa.

ESTABLECER UNA VI­SIÓN GLOBAL EN LOS PRÓXIMOS 3 MESES
Aquí nos movemos con bloques temporales mu­cho mayores para llevar a cabo proyectos y tareas de desarrollo. El objetivo es entonces asegurarse de que los plazos de diferentes asuntos no coincidan y de que las asignaciones tem­porales destinadas a tares importantes sean realistas.

NO ASPIRAR A LA PER­FECCIÓN ABSOLUTA
Puede darse el caso de realizar una búsqueda de información excesiva fue­ra de las proporciones de la tarea que se va a llevar a cabo, lo cual provoca que la persona encargada de hacerlo se colapse. Debe evitar ambas tendencias y saber reconocer el punto en que un esfuerzo adicional no produce un resultado adecuado.

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