Gestión ágil con pólizas digitales

Permiten ahorro de recursos y tiempo

La empresa Seguridad Seguros viene incorporando innovaciones tecnológicas a sus servicios, brindando la oportunidad de acceder a pólizas digitales y facturas electrónicas. De esta forma se generan ahorros en materia de transporte de documentos, impresiones y tiempo.

Según el gerente de tecnología de Seguridad Seguros, Nelson Morán, los dos sistemas vienen de la mano. Para emitir una póliza digital es necesaria también una factura electrónica, a pesar de que a la par se puede disponer de una factura física.

“La póliza digital es la misma que emitimos en la compañía, pero la diferencia es que esta tiene una firma digital de una empresa proveedora, y esto hace que la misma tenga validez jurídica. Este documento es enviado al asegurado mediante el correo, y este puede descargarla a través de una página web que es habilitada por la empresa. Con este formato no hay necesidad de gastar dinero en impresión, en papel y en el transporte del documento”, declaró Morán.

Siguiendo la misma línea explicó que de esta manera se ahorra no solo en recursos monetarios, sino también en tiempo, en el sentido de que la póliza demora mucho menos en llegar a las manos del cliente. “Prácticamente este se reduce en un 80%, porque la emisión del documento es directa, y evita diversos problemas, entre los que se registra principalmente la localización de los domicilios, los cuales pueden demorar el proceso”, comentó.

Continuó diciendo que de esta manera los clientes no tienen que ir hasta el local de la aseguradora para retirar su póliza. Anteriormente se imprimía y se llevaba el documento a través del currier al asegurado, o bien este lo venía a buscar a la empresa en formato impreso.

Este sistema está vigente desde hace un tiempo, tanto la factura electrónica como la póliza digital, por pedido del asegurado. Así se puede optar por el formato tanto digital como el tradicional.

Así también la compañía participó del Plan Piloto (PP) de facturación digital que realizó la Subsecretaría de Estado de Tributación (SET), en el cual participaron 14 empresas, para desarrollar este producto. La compañía fue la única empresa de seguros en participar del mismo.

“Esto es sumamente importante, porque ya contábamos con la póliza digital, la cual utiliza más o menos el mismo esquema que la factura electrónica. Sin esta última igual era necesario que el currier la lleve al domicilio del cliente en formato impreso. Ahora ya podemos complementar ambos sistemas, enviando los documentos al teléfono celular o al correo del asegurado en tiempo real inclusive. Estos agilizan el proceso, y también permiten favorecer el cuidado del medioambiente”, expresó Carolina Caballero, gerente de contabilidad y finanzas de Seguridad Seguros.

La gerente de contabilidad comentó que cumplieron con todas las etapas de desarrollos, y desde noviembre del 2018 fueron habilitados para emitir facturas electrónicas. “Estas se diferencian con la impresa en que estas tienen validez jurídica en formato electrónico, no solo en formato PDF si no también en un archivo de datos con firma digital. Entonces la empresa que quiere contar con la misma debe obtener la habilitación del Ministerio de Industria y Comercio (MIC). Por esto la factura tiene un formato de datos firmado electrónicamente con firma digital”, comentó Caballero.

Continuó refiriendo que mediante esta, los clientes pueden recibir este formato de datos y este ya se constituye en su factura. No hace falta tener la representación gráfica de la misma. Esta en el momento de su emisión queda habilitada por la SET, lo cual habilita múltiples maneras más de ser validada que una factura impresa, la cual puede ser clonada o falsificada.

“El cliente se va dando cuenta de que es una ventaja tener la factura en su correo o en su teléfono. Hoy tener un archivo físico de todas las compras que se realizan en una empresa es un problema. Con las facturas electrónicas se agilizan los procesos de custodia, de recepción y de archivo. Nosotros a eso nos enfocamos. En darle al cliente una manera más ágil, segura y práctica de recibir los documentos”, sentenció Carolina Caballero.

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