Bajar a tierra y avanzar

5días profesional

Eladio Enrique Martínez Toro  – Matias Romero Moriya

Ing. Matias Romero Moriya  matias.romero@upa.edu.py  Ingeniero Industrial
Ing. Matias Romero Moriya [email protected] Ingeniero Industrial
Prof. Dr. Eladio Enrique Martínez Toro – eladio.martinez@upa.edu.py – Ingeniero Industrial, Doctor en Ingeniería Geográfica. Profesor de la Universidad Paraguayo Alemana
Prof. Dr. Eladio Enrique Martínez Toro [email protected] Ingeniero Industrial Doctor en Ingeniería Geográfica Profesor de la Universidad Paraguayo Alemana

Una práctica muy escuchada a nivel personal y organizacional hoy en día es la de poner metas u objetivos. Este proceso es crucial y necesario para la mejora continua y la continuidad de las empresas. El ejercicio aparenta ser simple pero la ejecución resulta compleja y es una de las prácticas que normalmente no se realiza de manera correcta.

Como su nombre lo menciona la mejora continua es un enfoque para la mejora de los procesos operativos que requiere una revisión constante. Uno de los métodos mayormente utilizados por las organizaciones que desean adoptar este enfoque es el ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar por sus siglas en inglés), desarrollado por Walter A. Shewhart y popularizado por William Deming en la década del 50. La metodología consiste en repetir las cuatro etapas mencionadas en el nombre de forma continua, con el fin de buscar y desarrollar acciones que deriven a una mejora de la calidad.

El primer paso, planificar, involucra la práctica mencionada de poner metas y comúnmente es mal considerada como la etapa de mayor simplicidad y de menor duración. Lo cual es erróneo, ya que la misma representa la base de la metodología, y necesita de ciertas competencias y entendimientos complejos que ameritan un tiempo y un esfuerzo de análisis.

Antes de poder decir a dónde apunta nuestra organización y establecer objetivos para dirigirnos en esa dirección, es necesario comprender dónde estamos parados. Una evaluación para reconocer nuestras fortalezas y debilidades, como también para detectar las oportunidades y las amenazas resulta bastante útil. Aquí es donde la autocrítica y la imparcialidad juegan un rol importante.

Esta tarea puede verse simplifica mediante la formulación de preguntas claves. Algunos ejemplos genéricos pueden ser: “¿Qué tarea es terminada con mayor rapidez?”, “¿Cuáles son los cuellos de botella en mis procesos?”, “¿En qué proceso se generan mayor cantidad de disconformidades y por qué?”, “¿Terminar tal o cual proceso depende de algún factor externo?”.

Si bien estas cuatro preguntas son un buen inicio, la organización no debe satisfacerse hasta relevar los datos que permitan obtener un panorama completo de los procesos y el modo en que se ejecutan cada uno de ellos, lo cual varía de área en área y de persona en persona.

Una vez que se conozca y se haya entendido en dónde estamos parados, se simplifica la tarea de determinar los puntos que se deben mejorar y con qué prioridad deben ser atendidos. Este es el momento en que hay que bajar a tierra las ideas, definir el plan de acción, identificar los riesgos y fijar las metas u objetivos.

Es importante mantener ciertas pautas al momento de establecer estos objetivos. Primeramente, se debe tener en cuenta que los mismos deben ser reales y deben estar acotados a un periodo de tiempo. Para ello, se debe tener en cuenta los tiempos de desarrollo y la capacidad productiva relevados inicialmente, dado que una meta irreal o casi imposible de lograr puede derivar en frustración tras la percepción de que uno no se acerca a su objetivo.

En caso de que la meta esté acotada a un periodo muy prolongado, es recomendable la subdivisión en metas más pequeñas para no perder foco del desarrollo ni causar desmotivación dentro del equipo encargado de la mejora.

Como segundo punto a tener en cuenta al momento de establecer objetivos, es que los mismos deben poder ser medibles. Esto bajo la premisa mencionada por William Thomson Kelvin, “lo que no se puede medir, no se puede mejorar”. Para ello, se deben establecer índices de desempeño, comúnmente conocidos como KPI’s (Key Performance Indicator). Estos índices variarán de acuerdo al proceso que se desea medir; pudiendo ser desde la cantidad de reclamos recibidos en un centro de atención por un servicio brindado al cliente hasta el peso de un producto empaquetado de forma automática por una máquina.

Una vez establecidos los índices de desempeño es necesario realizar una medición inicial, o dicho de otra manera se debe quitar una fotografía de la situación inicial, a modo de poder realizar una comparación de los índices en el futuro.

Una vez concluidos todos estos pasos, es posible continuar con la siguiente etapa del ciclo. Como se habrán dado cuenta, la etapa de planificación resulta ser más compleja de lo que aparenta, pero como se mencionó anteriormente esta representa la base del enfoque de mejora continua de los procesos y además la misma facilita la ejecución de las siguientes etapas del ciclo. Por esta razón, es necesario entender que el tiempo y el esfuerzo en la planificación están justificados.

 

 

 

 

 

 

 

 


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