Firmá con un click

Anahí Martínez
Abogada – [email protected]

 

La firma digital es una alternativa vigente y válida para firmar documentos comerciales, y contribuye a la eficiencia en tiempo y dinero de la empresa.

La creciente competitividad y el aumento de las operaciones comerciales obligan a las empresas a economizar tiempo y dinero. El tiempo de sus socios, representantes y directivos; el dinero de la empresa.

 

¿Qué es y cómo se utiliza la firma digital?

La firma digital es una herramienta tecnológica que utiliza su titular para identificarse como autor o firmante de un acto o contrato. De acuerdo a la Ley 4.017/10, los actos y contratos suscritos con firma digital son válidos y producen los mismos efectos que los firmados con firma manuscrita. Cualquier persona física o jurídica puede ser titular de una firma digital.

Para ser válida, la firma digital debe estar certificada por una empresa certificadora habilitada para el efecto por el Ministerio de Industria y Comercio (el “MIC”). El certificado emitido por la empresa certificadora es un registro que confirma que el titular es el autor de la firma digital de un acto o contrato.

El titular crea cada firma digital utilizando un dispositivo electrónico y una clave privada, ambos de uso y control exclusivos por parte del titular. El uso y control exclusivos son los que vinculan la firma de un acto o contrato con su titular e impiden que el titular desconozca el contenido del documento firmado y que es autor de dicha firma digital.

No se debe confundir la firma digital con la firma electrónica. La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que sirven para identificar al titular, quien lo utiliza para identificarse como autor de un correo, un contrato o cualquier otro documento generado electrónicamente, como las transacciones con contraseñas o pines. La firma electrónica no está certificada como la firma digital. Por el contrario, la firma digital es una especie de la firma electrónica que, al ser certificada por una empresa certificadora habilitada para el efecto, acredita la autenticidad e integridad del documento firmado.

 

¿Es válida a efectos jurídicos?

Sí. La firma digital es válida si cuenta con un certificado emitido por una empresa certificadora, y si el certificado está vigente al momento de la firma.

La Ley 4.017/10 otorga validez a la firma digital en Paraguay y la equipara con la firma manuscrita. Establece que cualquier documento que por ley requiera firma manuscrita, es válido con la firma digital en su reemplazo.

Sin embargo, la ley precluye el uso de la firma digital en los siguientes actos: (i) las disposiciones de última voluntad, como los testamentos; (ii) los actos jurídicos del derecho de familia, como el matrimonio o el reconocimiento de hijos; (iii) los actos que no sean compatibles con la firma digital, como la compraventa de bienes registrables que deben realizarse por escritura pública; y (iv) en caso que las partes previamente hayan excluido a la firma digital como alternativa para firmar documentos.

 

¿Cómo se obtiene?

La firma digital se solicita ante una empresa certificadora habilitada por el MIC. Solicitar la firma digital toma en promedio 20 minutos, toda vez que se cuente con los documentos mínimos requeridos por la empresa certificadora. El costo de la firma digital es de aproximadamente USD 100, y su duración puede ser de hasta dos años.

 

Beneficios: Ahorra tiempo y dinero de tu empresa

Con la firma digital, la empresa ahorra tiempo y dinero. La empresa economizará tiempo de sus directivos y apoderados, al no tener que trasladarse a las oficinas de la otra parte contratante o a oficinas de un escribano para firmar los contratos o documentos comerciales que no requieran de la formalidad de la escritura entre ambas partes.

La firma digital no solo ayuda a economizar tiempo, sino también aporta practicidad. Un directivo o apoderado puede firmar desde el lugar en el que se encuentre siempre que tenga consigo el dispositivo electrónico para generar la firma digital y tenga disponible una computadora. Así, la empresa no tendrá que aguardar al regreso del directivo o apoderado para continuar con transacciones que estén pendientes, como sucedería con la firma manuscrita.

Por otra parte, con la firma digital se elimina la necesidad de imprimir documentos para firma. Ello implica ahorro en impresoras, tintas, papeles e inclusive espacio físico para el archivo de los documentos que anteriormente eran impresos y con firma manuscrita. Asimismo, con la firma digital, la empresa puede reemplazar el archivo físico de los contratos y otros documentos por un archivo digital, permitiendo un mejor archivo y manejo de estos.

Como puede notarse, la mínima inversión de tiempo y dinero de obtener una firma digital puede generar una serie de beneficios económicos y de practicidad para las empresas y sus directivos, y más aún para aquellas que tienen grandes volúmenes de documentos a firmarse diariamente.

 

Recomendaciones

Antes de tramitar la firma digital de directivos o apoderados de una empresa, es recomendable verificar si los mismos cuentan con facultades suficientes para firmar los actos o contratos que la empresa pretende que se suscriban con la firma digital, y analizar el alcance legal y la vigencia de sus facultades. En caso de que no cuenten con dichas facultades, la empresa debe gestionar el poder por escritura pública por el cual autorice a los apoderados a suscribir dichos actos o contratos.

Asimismo, como en cualquier acto o contrato con firma manuscrita, es recomendable que la empresa analice si los firmantes de la otra parte contratante tienen facultades suficientes para firmar dicho acto o contrato en su representación, y obligar a dicha parte frente a la empresa.

Finalmente, en caso de que alguno de los firmantes con firma digital deje de formar parte de la empresa por cualquier motivo, la empresa debe tomar los recaudos legales necesarios para revocar tanto la firma digital ante la empresa certificadora como las facultades otorgadas a dichos firmantes por escritura pública.

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