Derribando mitos al Implementar un ERP

 

EDGAR CENTURIÓN
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ERNST & YOUNG PARAGUAY ADVISORY MANAGER

Las Organizaciones no son in­munes al concepto cada vez más expandido sobre Digital Transformation; esta tendencia promueve e impulsa con más fuerza la actualización tecnológica de las Empre­sas, cualquiera sea su origen, industria, tamaño o segmento de mercado.

En este contexto, quizás uno de los com­ponentes más importantes del modelo tecnológico de cualquier organización lo constituye el: sistema aplicativo; soft­ware que soporta las funciones de nego­cios de las Empresas. Dichas soluciones adquieren ribetes de mayor complejidad cuando empezamos a mencionar el concepto de ERP (Enterprise Resource Planning) o Sistemas de Información Gerenciales que integran y manejan las operaciones, así como aspectos de distri­bución y finanzas de una compañía.

Considerando los niveles de inver­sión requeridos, la implementación de un ERP precisa planificación me­ticulosa y estrategias alineadas con modelos de negocios consensuados entre los tomadores de decisiones claves de las Empresas. Por ello, las lecciones aprendidas constituyen una fuente de información inagota­ble e ilustrativa al momento de se­leccionar la mejor solución posible. En este mismo contexto, existen numerosos mitos y verdades que se derivan de un proceso de implemen­tación de ERPs, algunas de las cuales son mencionadas a continuación:

  1. “Es una inversión muy alta”: actual­mente existen muchas formas de ad­quirir y amortizar la inversión necesaria para adquirir una solución ERP, lo cual hace que sea más viable su implementa­ción.
  2. “Es solo para grandes empresas”: Com­pañías importantes a nivel mundial tienen soluciones para todos los tipos y tamaños de organizaciones, que incluso son escalables y acompañan el creci­miento de las Empresas.
  3. “Tengo procesos muy complejos para los ERP”: las soluciones ERP cuentan con muchas buenas prácticas que per­miten flexibilizar y dinamizar el flujo de trabajo, permitiendo a las Empresas reinventarse y acompañar el proceso de innovación. En este punto es muy impor­tante comprender las ventajas y desven­tajas de “adaptar” vs “adoptar” un ERP, aunque este es un tema que merece ser tratado en otro artículo.
  4. “Los ERP son unos enlatados que no se pueden modificar”: La mayoría de los ERP de clase mundial tienen herramien­tas que permiten hacer ajustes al flujo de trabajo, ayudando a optimizar la adapta­ción de los procesos.

5.“Las soluciones son para una industria muy específica y no cubren las necesi­dades de mi negocio”: Las Compañías proveedoras de software ERP incorporan como parte de sus soluciones el concepto de Model Company, es decir mejores prác­ticas de clase mundial las cuales permi­ten dinamizar los procesos e innovarlos.

  1. “Los procesos de ERP son muy exten­sos”: Todos los procesos incorporados en el ERP cumplen con normas estándares de cómo gestionar cada proceso, eso no significa que se deban implementar todos los pasos de cada proceso; cada ERP nor­malmente es lo suficientemente flexible como para eliminar actividades de proce­sos de tal manera que puedan ser adecua­dos a las necesidades de la compañía.
  2. “Debo contratar colaboradores con mu­cho conocimiento para operarlo”: Operar un ERP es bastante sencillo e intuitivo, ayuda al usuario en sus tareas cotidianas, organiza y mejora las actividades que un colaborador debe realizar dentro de la compañía.
  3. “Implementar un ERP, disminuye la car­ga de trabajo por lo cual debo prescindir de mis colaboradores”: El ERP reorganiza los procesos, simplifica las tareas y me­jora el flujo de trabajo de una Compañía, por lo tanto, la inversión en los recursos humanos se optimiza redistribuyendo responsabilidades y elevando el conoci­miento de los colaboradores. Esta ventaja permite el crecimiento planificado de la Empresa, así como la redistribución de roles y funciones hacia otras áreas nuevas por desarrollar.
  4. “Los contadores tendrán menos traba­jo”: Es una idea mal infundada que los contadores solo están para registrar asien­tos del diario y cumplir con las responsa­bilidades fiscales. Con la ayuda de un ERP la disponibilidad de los datos financieros, operativos y económicos de la compañía hace que el Contador cumpla un rol ana­lítico, proveyendo información en tiempo real, oportuno y certero, gracias a la can­tidad de herramientas de Business Inte­lligence, algunas ya integradas al ERP, las cuales permiten interpretar información en forma sencilla y rápida para la toma de decisiones.
  5. “La implementación es caótica, es­tresante y no siempre son exitosas”: La elección de un buen aliado para la imple­mentación del ERP es fundamental, tener consultores multidisciplinarios, quienes no solo conozcan la herramienta, sino cuenten con sólidos conocimientos de contabilidad, impuestos, regulaciones legales y principios contables. Este con­cepto de equipo multidisciplinario hace la diferencia en una implementación; adi­cionalmente, nuestras mejores prácticas en EY Paraguay también sugieren consi­derar expertos en Gestión de Proyectos, Gestión del Cambio y Quality Assurance.

Como vemos, las barreras para imple­mentar un ERP no son tales, sino simples mitos basados en experiencias negativas que surgen como producto de una inco­rrecta planificación de los riesgos aso­ciados a un proyecto de esta naturaleza. Disponer de un activo tecnológico tan valioso en la Empresa, ayuda a mejorar los procesos, optimizar los controles, disminuir los riesgos operativos, y obte­ner información precisa – en tiempo real – para la toma de decisiones oportuna por parte de la alta gerencia; todo esto reper­cute en optimizar los resultados de las organizaciones cualquiera sea su tamaño e industria. Por lo tanto, el costo de adqui­rir e implementar un ERP debe sopesarse con el costo oculto de no tener uno.

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